Powiadomienia - komunikacja z pacjentami i nie tylko...

System umożliwia definiowanie i wysyłanie powiadomień do pacjentów. Powiadomienia wysyłane są przez SMS i/lub przez e-mail, zależnie od ustawień zapisanych w karcie pacjenta. Powiadomienia nie są wysyłane natychmiast, ale trafiają do kolejki, skąd są pobierane i wysyłane partiami.

W systemie zdefiniowano następujące rodzaje powiadomień:

• Przypomnienie o zbliżającej się wizycie – powiadomienie wysyłane do pacjenta ustaloną na etapie wdrażania systemu liczbę godzin przed wizytą przypominające o zbliżającej się wizycie i zawierające informacje o tej wizycie.
• Informacja o sposobie przygotowania się do zbliżającej się wizyty – powiadomienie wysyłane do pacjenta ustaloną na etapie wdrażania systemu liczbę godzin godzin przed wizytą i zawierające informację o sposobie przygotowania się do wizyty. Jeśli dla danej wizyty nie zdefiniowano żadnych informacji o sposobie przygotowania się do wizyty, takie powiadomienie nie jest wysyłane.
• Powiadomienie o umówieniu wizyty – powiadomienie wysyłane do pacjenta w momencie zapisu (umówienia) dla niego wizyty podsumowujące zapis i zawierające informacje o umówionej wizycie.
• Powiadomienie o odwołaniu wizyty – powiadomienie wysyłane do pacjenta w momencie odwołania umówionej dla niego wizyty z informacją, że wizyta została odwołana.
• Powiadomienie o haśle – powiadomienie wysyłane do pacjenta w momencie wygenerowania dla niego hasła do rejestracji internetowej (przy dodawaniu nowego pacjenta z zaznaczoną opcją „Dostęp do rejestracji internetowej” oraz po naciśnięciu przycisku „Wygeneruj nowe hasło do rejestracji internetowej” w zakładce „Kontakt” w karcie pacjenta który ma zaznaczoną opcję „Dostęp do rejestracji internetowej”).
• Token do portalu dla pacjentów – powiadomienie wysyłane do pacjenta na żądanie zawierające odnośnik zapewniający dostęp do rejestracji internetowej bez logowania (po naciśnięciu przycisku „Wygeneruj nowy token do rejestracji internetowej” w zakładce „Kontakt” w karcie pacjenta który ma zaznaczoną opcję „Dostęp do rejestracji internetowej”)
• Upomnienie w związku z niestawieniem się na wizytę - powiadomienie wysyłane do pacjenta gdy ten nie stawi się na umówioną wizytę nie odwołując jej wcześniej (upomnienia w związku z niestawieniem się na wizytę są wysyłane automatycznie codziennie o godzinie 21:00 i dotyczą wizyt z bieżącego dnia oznaczonych jako "niezrealizowane" na chwilę wysyłki; przy wysyłce upomnień nie jest brane pod uwagę pole "Nie wysyłaj do pacjentów powiadomień o wizytach umówionych do tej osoby" w danych lekarza)
• Powiadomienie o prawidłowych wynikach badań z budżetu powierzonego - powiadomienie wysyłane do pacjenta w sytuacji odebrania z laboratorium wyników badań diagnostycznych z budżetu powierzonego, z których wszystkie są prawidłowe (powiadomienie takie jest traktowane jako teleporada i wraz z wysyłką tego powiadomienia dokonywane jest rozliczenie badań)
• Powiadomienie o nieprawidłowych wynikach badań z budżetu powierzonego - powiadomienie wysyłane do pacjenta w sytuacji odebrania z laboratorium wyników badań diagnostycznych z budżetu powierzonego, z których przynajmniej jedno jest nieprawidłowe (powiadomienie takie jest traktowane jako wezwanie pacjenta do umówienia się na wizytę w celu omówienia i rozliczenia wyników badań)
• Powiadomienie o otrzymaniu ankiety programu Moje Zdrowie - powiadomienie wysyłane do pacjenta w sytuacji odebrania z platformy P1 jego ankiety zgłoszenia do programu Moje Zdrowie (powiadomienie takie jest traktowane jako wezwanie pacjenta do umówienia się na badania diagnostyczne wynikające z ankiety)
• Powiadomienie o otrzymaniu wyników badań programu Moje Zdrowie - powiadomienie wysyłane do pacjenta w sytuacji odebrania z laboratorium wyników jego badań z programu Moje Zdrowie (powiadomienie takie jest traktowane jako wezwanie pacjenta do umówienia się na wizytę podsumowującą w celu omówienia i rozliczenia badań)
• Prośba o potwierdzenie wizyty - powiadomienie wysyłane do pacjenta przed wizytą zawierające prośbę o potwierdzenie lub rezygnację z wizyty

Aby zobaczyć bądź wyedytować treść dowolnego ze zdefiniowanych powiadomień należy wybrać z menu „Administracja” funkcjonalność „Powiadomienia” a następnie w tabeli powiadomień wybrać przycisk „Edytuj” znajdujący się w wierszu odpowiadającym danemu powiadomieniu. Wyświetlona strona pozwoli edytować treści powiadomienia osobno dla kanału SMS i osobno dla kanału e-mail. Dla przypomnienia o zbliżającej się wizycie można dodatkowo określić jedną lub dwie pory wysyłki (na ile godzin przed wizytą system ma wysyłać dane powiadomienia). Jeżeli wysyłka danego powiadomienia ma być wstrzymana wówczas należy zaznaczyć w formularzu pole „Nieaktywne (nie wysłane)”. Po wprowadzeniu / zmodyfikowaniu danych należy je zapisać klikając przycisk „Uaktualnij”.

Przy definiowaniu treści powiadomień można skorzystać ze zdefiniowanych w systemie znaczników, które w rzeczywistym powiadomieniu zostaną zastąpione odpowiednimi wartościami, które reprezentują. Wszystkie znaczniki są napisami pisanymi wielkimi literami oraz ujętymi w nawiasy klamrowe. Przy używaniu tych znaczników zależy zachować bezwzględną zgodność, co do znaków nazwy zmiennej. W systemie zdefiniowano następujące znaczniki:

• {DATA_WIZYTY} – znacznik zostanie zastąpiony datą wizyty
• {GODZINA_WIZYTY} – znacznik zostanie zastąpiony godziną wizyty
• {NAZWA_PORADNI} – znacznik zostanie zastąpiony nazwą poradni, do której zapisana jest wizyta
• {ADRES_PORADNI} – znacznik zostanie zastąpiony adresem poradni, do której zapisana jest wizyta 56
• {TELEFON_PORADNI} – znacznik zostanie zastąpiony telefonem poradni, do której zapisana jest wizyta
• {NAZWA_PRZYCHODNI} – znacznik zostanie zastąpiony nazwą przychodni, do której zapisana jest wizyta
• {ADRES_PRZYCHODNI} – znacznik zostanie zastąpiony adresem przychodni, do której zapisana jest wizyta
• {NAZWISKO_LEKARZA_LUB_NAZWA_APARATURY} – znacznik zostanie zastąpiony nazwiskiem lekarza powiązanego z wizytą lub nazwą aparatury, jeśli wizyta jest zabiegiem na aparaturze
• {SPOSOB_PRZYGOTOWANIA} – znacznik zostanie zastąpiony opisem przygotowania się do wizyty - jest to scalony opis sposobu przygotowania się do wizyty określonego dla gabinetu / aparatury oraz sposobu przygotowania się do wizyty określonego dla typu wizyty (jeśli w żadnym z miejsc nie określono informacji o sposobie przygotowania się do wizyty wstawiona zostanie wartość „Brak”)
• {NAZWA_ZOZ} – znacznik zostanie zastąpiony nazwą zakładu opieki zdrowotnej
• {HASLO} – znacznik zostanie zastąpiony hasłem dostępu pacjenta do rejestracji internetowej
• {WIZYTA_TOKEN} – znacznik zostanie zastąpiony tokenem (odnośnikiem do portalu dla pacjentów) zapewniającym dostęp do wizyty w portalu dla pacjentów bez logowania, który będzie ważny od piętnastu minut przed wizytą przez dwie godziny
• {PORTAL_TOKEN} – znacznik zostanie zastąpiony tokenem (odnośnikiem do portalu dla pacjentów) zapewniającym dostęp do portalu dla pacjentów bez logowania, który będzie ważny przez 24 godziny
• {VIDEO{ ... }VIDEO} – treść umieszczona pomiędzy tymi znacznikami zostanie umieszczona w powiadomieniu jedynie dla wizyt realizowanych w trybie wideokonsultacji
• {POTWIERDZENIE_TOKEN} – znacznik zostanie zastąpiony tokenem (odnośnikiem do portalu dla pacjentów) umożliwiającym potwierdzenie umówionej wizyty, który będzie ważny do chwili rozpoczęcia wizyty
• {ODWOLANIE_TOKEN} – znacznik zostanie zastąpiony tokenem (odnośnikiem do portalu dla pacjentów) umożliwiającym odwołanie umówionej wizyty, który będzie ważny do chwili rozpoczęcia wizyty
• {BADANIA} - znacznik zostanie zastąpiony listą nazw badań z budżetu powierzonego oddzielonych przecinkami
• {KOD_POTWIERDZENIE} - znacznik zostanie zastąpiony kodem, którego odesłanie będzie skutkowało potwierdzeniem wizyty przez pacjenta (tylko dla bramki SMS ORANGE)
• {KOD_REZYGNACJA} - znacznik zostanie zastąpiony kodem, którego odesłanie będzie skutkowało rezygnacją z wizyty przez pacjenta (tylko dla bramki SMS ORANGE)

Po wprowadzeniu treści należy je zapisać korzystając z przycisku „Uaktualnij”. Jeżeli powiadomienia dotyczące wizyt dla pewnych poradni nie powinny być wysyłane, należy kliknąć przycisk „Powiadomienia dotyczące wizyt (email)” lub „Powiadomienia dotyczące wizyt (SMS)” (zależnie od kanału wysyłania powiadomień) widoczny przy danym powiadomieniu. Otworzy się wówczas nowe okno z listą poradni gdzie należy zaznaczyć te poradnie dla których powiadomienia NIE powinny być wysyłane danym kanałem dla danego powiadomienia i zapisać dane klikając przycisk „Zapisz”.

W przypadku prośby o potwierdzenie wizyty, w treści powiadomienia należy użyć znaczników {KOD_POTWIERDZENIE} i {KOD_REZYGNACJA}, aby pacjent mógł odesłać kod w zależności od tego, czy potwierdza wizytę czy też z niej rezygnuje. Przy definiowaniu treści powiadomienia należy pamiętać także o podaniu informacji gdzie pacjent powinien odesłać podany kod potwierdzenia lub rezygnacji. Jeżeli nazwa nadawcy, używanego do wysyłania niniejszego powiadomienia, jest dziewięciocyfrowym numerem telefonu, wówczas w treści wiadomości powinna znaleźć się informacja, że kod potwierdzenia lub rezygnacji należy wysłać odpowiadając na otrzymaną wiadomość. Jeżeli nazwa nadawcy jest innym ciągiem znaków, wówczas w treści wiadomości powinna znaleźć się informacja, na jaki numer telefonu należy odesłać kod potwierdzenia lub rezygnacji. Powiadomienia z prośbą o potwierdzenie wizyty są wysyłane automatycznie raz na dobę o godzinie zdefiniowanej przy powiadomieniu (z dokładnością do 5 minut). Powiadomienie jest wysyłane tylko w dni robocze i na określoną liczbę dni roboczych przed wizytą (soboty, niedziele i święta ustawowo wolne od pracy są traktowane jako dni wolne). System co 5 minut sprawdza czy nie ma nowych wiadomości SMS od pacjentów i je pobiera jeśli są. Jeśli do systemu jHIS wpłynie prawidłowy SMS z kodem potwierdzenia / rezygnacji, zostaje on obsłużony a statusy potwierdzenie/rezygnacja stają się widoczne w funkcjonalnościach "Wizyty na dzień", "Wizyty planowe w poradni", "Wizyty planowe u lekarza" z menu "Wizyty" - w ostatnich dwóch przypadkach jako ikonki na slotach terminarza. Jeżeli pacjent odeśle odpowiedź na otrzymane powiadomienie więcej niż raz, obsłużona zostanie tylko pierwsza jego odpowiedź, pozostałe zostaną ignorowane ale zostaną zapisane w bazie danych jako wielokrotne odpowiedzi dotyczące tej samej wizyty - jeśli zdarzy się taka sytuacja, wówczas w nagłówku strony pojawi się fioletowa ikonka komiksowych dymków, a po jej kliknięciu otworzy się nowe okno z wylistowanymi wszystkimi takimi przypadkami z pominięciem wizyt z przeszłych dni. W przypadku powiadomienia z prośbą o potwierdzenie wizyty, przycisk "Powiadomienia dotyczące wizyt (SMS)" działa inaczej niż dla pozostałych powiadomień. Po kliknięciu tego przycisku w nowym oknie otwiera się lista poradni a przy każdej z nich widnieje pole do wskazania na ile dni roboczych przed dniem wizyty ma być wysyłana przez SMS prośba o jej potwierdzenie. Jeżeli przy poradni nie zostanie wskazana liczba dni, prośby o potwierdzenie wizyt w takiej poradni nie będą wysyłane.