Funkcjonalność „Zaopatrzenie” w menu „NFZ” służy do kodowania zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne i zarządzania już zarejestrowanymi danymi. Po wybraniu tej funkcjonalności pojawia się wyszukiwarka zaopatrzenia wraz z dodatkowym przyciskiem „Dodaj” umożliwiającym zarejestrowanie danych nowego zlecenia.
Jeżeli zakład opieki zdrowotnej ma podpisaną umowę z NFZ na realizację zaopatrzenia w wyroby medyczne wówczas każde zrealizowane zlecenie na zaopatrzenie należy zarejestrować w systemie jHIS™ w celu późniejszego dokonania rozliczenia z NFZ. Aby zarejestrować zlecenie należy kliknąć przycisk „Dodaj” pod formularzem wyszukiwania. Wyświetli się wówczas w nowym oknie formularz, w którym należy wybrać umowę (jeśli jest tylko jedna wówczas jest ona automatycznie wybrana), punkt umowy (jeśli jest tylko jeden wówczas jest on automatycznie wybrany) i miejsce wydania zaopatrzenia (jeśli jest tylko jedno wówczas jest ono automatycznie wybrane).
Po wskazaniu powyższych danych i kliknięciu przycisku „Dalej” wyświetla się formularz danych zlecenia.
Formularz ten składa się z pięciu sekcji:
Jeżeli pacjent na rzecz którego zrealizowano zlecenie nie znajduje się w bazie danych zakładu opieki zdrowotnej wówczas jego dane należy wpisać ręcznie (wymagany jest tylko numer PESEL tylko w sytuacji gdy pacjent posiada numer PESEL). Jeżeli pacjent znajduje się w bazie danych zakładu opieki zdrowotnej wówczas jego dane można wstawić klikając przycisk „Wstaw”. Otworzy się wówczas nowe okno z wyszukiwarką pacjentów gdzie po wprowadzeniu kryteriów wyszukiwania można wyszukiwać pacjentów z bazy danych. Przy każdym z odnalezionych pacjentów widoczny jest przycisk „Wstaw” którego kliknięcie wstawia dane do formularza danych zlecenia i zamyka okno wstawiania pacjenta. (Przycisk „Usuń” przy danych pacjenta służy do usunięcia danych z pól z danymi pacjent.)
Jeżeli personel który wystawił zlecenie nie znajduje się w bazie danych zakładu opieki zdrowotnej wówczas jego dane należy wpisać ręcznie (wymagany jest podanie NPWZ lub PESEL i wskazanie typu personelu). Jeżeli personel znajduje się w bazie danych zakładu opieki zdrowotnej wówczas jego dane można wstawić klikając przycisk „Wstaw”. Otworzy się wówczas nowe okno z wyszukiwarką personelu gdzie po wprowadzeniu kryteriów wyszukiwania można wyszukiwać personel z bazy danych. Przy każdej z odnalezionych osób z personelu widoczny jest przycisk „Wstaw” którego kliknięcie wstawia dane do formularza danych zlecenia i zamyka okno wstawiania personelu. (Przycisk „Usuń” przy danych personelu służy do usunięcia danych z pól z danymi personelu.)
Jeżeli podmiotem zlecającym jest własny zakład opieki zdrowotnej wówczas wystarczy kliknąć przycisk „Własny” a system wstawi dane identyfikacyjne zakładu opieki zdrowotnej do formularza, w przeciwnym razie dane należy wprowadzić ręcznie (wymagane jest podanie przynajmniej jednego z identyfikatorów: numeru REGON lub numeru księgi rejestrowej). (Przycisk „Wyczyść” przy danych podmiotu służy do usunięcia danych z pól z danymi podmiotu.)
Dane dokumentu i podmiotu należy wprowadzić ręcznie na podstawie dokumentu zlecenia.
Po wprowadzeniu danych należy je zapisać klikając przycisk „Dodaj”. Jeżeli formularz nie został wypełniony prawidłowo system poinformuje o tym stosownym komunikatem i umożliwi poprawienie/uzupełnienie danych. Jeżeli formularz został wypełniony prawidłowo system wyświetli odpowiednią informację oraz trzy kwoty: wartości przedmiotu ze zlecenia, wartości refundacji jaką zwróci NFZ i dopłaty jaką musi uiścić pacjent.
Po kliknięciu przycisku „Zakończ” okno rejestrowania nowego zlecenia jest zamykane.
Aby wyszukać dane zaopatrzenia z już zarejestrowanych zleceń należy określić kryteria wyszukiwania w wyszukiwarce a następnie kliknąć przycisk „Szukaj”. Wyszukiwanie jest możliwe według dowolnej kombinacji następujących kryteriów:
Po wprowadzeniu kryteriów i kliknięciu przycisku „Szukaj” pod wyszukiwarką wyświetla się lista zaopatrzenia spełniającego kryteria wyszukiwania. Statusy zaopatrzenia są wyróżnione kolorami:
Ponadto w kolumnie statusu zaopatrzenia może pojawić się sformułowanie „(skorygowane)” - w ten sposób oznaczane są pozycje zmodyfikowane po tym jak już zostały rozliczone (tzn. zmodyfikowane po zaimportowaniu szablon rachunku – plik ZRZ) a więc pozycje dla których konieczne jest przekazanie do NFZ korygującego pliku ZPX.
Przy każdej pozycji w wynikach wyszukiwania widoczne jest pole zaznaczenia służące do grupowego usuwania danych zaopatrzenia – po zaznaczeniu wybranych pozycji i kliknięciu na przycisk „Usuń zaznaczone zaopatrzenie” zaznaczone pozycje są usuwane (UWAGA! Domyślnie zaznaczone są wszystkie pozycje na wszystkich podstronach wyników wyszukiwania.) Pod zestawieniem wyświetla się także przycisk „Eksportuj do XLS” umożliwiający pobranie zestawienia w formie pliku XLS.
Przy każdej pozycji w wynikach wyszukiwania widoczne mogą być trzy przyciski:
Przyciski „Edytuj” i „Usuń” nie są dostępne przy danych wysłanych do NFZ i oczekujących na weryfikację.
Aby zmodyfikować zarejestrowane dane należy kliknąć przy danej pozycji w wynikach wyszukiwania przycisk „Edytuj”. Otworzy się wówczas w nowym oknie formularz danych zlecenia, które można zmodyfikować po czym należy zmiany zatwierdzić klikając przycisk „Zapisz”. Jeżeli modyfikowane jest zaopatrzenie o statusie „zaakceptowane” lub „odrzucone” wówczas pod formularzem dodatkowo wyświetlana jest lista informacji, ostrzeżeń i błędów zgłoszonych przez NFZ dla danego zaopatrzenia.
Aby usunąć zaopatrzenie należy kliknąć przy danej pozycji w wynikach wyszukiwania przycisk „Usuń”. Po potwierdzeniu system usunie wskazane zaopatrzenie.
Aby podejrzeć dane zaopatrzenia należy kliknąć przy danej pozycji w wynikach wyszukiwania przycisk „Zobacz”. Wyświetli się wówczas formularz danych zaopatrzenia w trybie tylko do odczytu.